MEMBANGUN RENSTRA KOMUNIKASI PERUSAHAAN

Pertama-tama kita perlu memandang Perusahaan bukan lagi sebagai benda mati melainkan sebagai organisme hidup yang harus menyesuaikan diri dengan perubahan zaman. Sebagai organisme hidup, ia selain harus berproduksi juga harus mampu berkomunikasi dengan lingkungannya sesuai dengantantangan zaman.Bagaimana perusahaan seharusnya berkomunikasi?

Dimulai dari visi perusahaan sebagai gambaran masa depan yang akan diwujudkan oleh perusahaan, yang kemudian diterjemahkan oleh Manajemen melalui Rencana-rencana Strategis (renstra) Perusahaan. Dalam kaitannya mencapai visi, Strategi Bisnis Perusahaan hendaknya didukung pula oleh Strategi Komunikasi Perusahaan. Renstra perusahaan belumlah lengkap tanpa ditunjang dengan renstra komunikasi, yang berfungsi menterjemahkan renstra dalam bentuk program komunikasi.

Eman rasanya jika perusahaan dengan visi bisnis yang luar biasa belum memiliki best practice aspek komunikasi di dalam proses bisnisnya. Terlebih di era VUCA(volatility, uncertainty, complexity, dan ambiguity) dan turbulensi bisnis serta dinamika teknologi informasi dan komunikasi yang tidak hanya sangat cepat, bahkan nyaris real time.

Bila perusahaan memiliki renstra bisnis tapi tidak memiliki renstra komunikasi maka pengarahan untuk tim komunikasi perusahaan akan jadi kurang jelas. Padahal, strategi komunikasi setidaknya memiliki empat spektrum. Pertama strategi komunikasi yang mendukung renstra sebagai payung strategi. Kedua adalah strategi komunikasi untuk stakeholder yang berlaku spesifik. Ketiga adalah strategi komunikasi dalam menghadapi isu, dan spectrum keempat adalah stategi komunikasi untuk menghadapi krisis.

Saat ini, menjadi penting bagi kita untuk mengintegrasikan dan menyamakan persepsi terhadap aspek-aspek komunikasi perusahaan yang saat ini terdapat di seluruh unit kerja. Untuk itu, perusahaan perlu menetapkan Kebijakan Komunikasi Perusahaan. Kebijakan ini selanjutnya harus diterjemahkan ke dalam sebuah Pedoman Komunikasi Perusahaan yang di dalamnya mengatur Strategi Komunikasi, Manajemen Isu, Manajemen Krisis, Strategi Media Massa, serta Corporate Campaign.

Mengapa strategi komunikasi perusahaan menjadi sangat penting untuk mendapat perhatian? Strategi Komunikasi Perusahaan ibarat ruh yang menjiwai seluruh aktivitas komunikasi, baik secara internal maupun eksternal. Mulai dari metode komunikasi, penentuan pesan kunci (key messages), serta penetapan positioning (citra atau kesan yang ingin diciptakan oleh perusahaan di mata publik). Citra sendiri meskipun abstrak atau intangeble, tetapi wujudnya dapat dirasakan melalui penilaian, baik berupa tanda respek dari stakeholder dan rasa hormat dari publik di sekitar perusahaan, utamanya dalam melihat sebuah perusahaan atau personelnya yang baik, dipercaya, profesional, dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik. Unit kerja yang memiliki aspek komunikasi demikian mutlak mengacu pada Strategi Komunikasi Perusahaan dalam setiap aktivitasnya.

Selanjutnya, Manajemen Isu dan Krisis merupakan bentuk lebih lanjut dalam teknik pengelolaan isu, serta bagaimana perusahaan melakukan mitigasi isu agar tidak menjadi krisis. Manajemen isu pada dasarnya hampir serupa dengan Manajaman Risiko. Namun Manajemen Isu lebih fokus mempersiapkan aspek komunikasinya, yaitu bagaimana perusahaan membuat skenario melalui standby statement, standby press release, membentuk tim isu, menentukan key messages, menetapkan key person, serta mendeteksi isu lebih dini melalui media monitoring.

Sedangkan Manajemen Krisis merupakan kelanjutan dari Manajemen Isu, dimana perusahaan menjalankan skenario yang telah dibuat dalam Manajamen Isu. Krisis pada ibaratnya pedang bermata dua, merupakan momentum yang dapat mengarah pada kehancuran atau kejayaan, dan arah perkembangan menuju kehancuran atau kejayaan tersebut sangat tergantung pada pandangan, sikap dan tindakan yang diambil perusahaan terhadap krisis tersebut. Krisis memberi kesempatan bagi perusahaan untuk maju, lebih matang, atau melesat.

Dengan adanya skenario Manajemen Krisis, maka perusahaan tidak perlu lagi bingung dan panik jika suatu krisis terjadi. Karena skema manajemen ini telah menyiapkan aspek komunikasinya (siapa mengatakan apa, kapan, bagaimana, kepada siapa, dan sebagainya). Sehingga jika krisis menyeruak, perusahaan telah memiliki sistem yang responsif, cepat, dan tanggap.

Strategi Media Massa merupakan pendekatan secara personal kepada wartawan dan pendekatan kelembagaan dengan media massa, sehingga tercipta hubungan yang harmonis. Media bisa membantu komunikasi perusahaan dan memilih kata atau diksi berita yang tidak menyudutkan perusahaan. Hal ini akan sangat membantu jika perusahaan mengalami krisis.

Corporate Campaign merupakan sarana bagi perusahaan untuk menyampaikan pesan dan memperkuat kesan melalui aktivitas program, seperti Marketing Campaign, CSR Campaign, serta Corporate Campaign, yang seluruhnya menyampaikan pesan dan kesan yang telah dispakati dalam Strategi Komunikasi Perusahaan. Sehingga, apapun campaign atau event-nya, perusahaan selalu memiliki pesan dan kesan yang disampaikan secara konsisten dan berkelanjutan.

Singkatnya, Strategi Komunikasi Perusahaan akan mampu mendukung Strategi Bisnis Perusahaan. Komunikasi terhadap publik itu ibarat hulu dan hilir dari aliran proses bisnis perusahaan, tidak boleh lagi hanya fokus di hilir, karena kuncinya justru ada di hulu. Bila di hilir tidak tahu renstra komunikasi perusahaan, mereka tidak akan tepat dan kurang efisien dalam menentukan strategi komunikasi. Masalah ini tentu akan berdampak besar. Satu malam saja, citra perusahaan bisa ambruk. Dapatkah kita bayangkan?

Sumber foto : UX Indonesia